Декларация за поверителност на Фулбрайт България

Нашият ангажимент към Вашата поверителност

Ние, Българо-американската комисия за образователен обмен („Комисията“ или „Фулбрайт“), действаща като администратор на лични данни по смисъла на Общия регламент относно защитата на данните на ЕС (Регламент на ЕС 2016/679) („ОРЗД“), се ангажираме да зачитаме и защитаваме поверителността на Вашите лични данни.

Моля, прочетете внимателно настоящата декларация, тъй като тя подробно описва начина, по който обработваме Вашите лични данни. Моля, имайте предвид, че видовете данни, които обработваме и начина, по който ги обработваме, както е посочено по-долу, могат да варират в зависимост от програмата и от ролята, която имате в нея  – на кандидат, участник или възпитаник на конкретна програма.

Видове лични данни, които обработваме

По време на жизнения цикъл на конкретна програма и в зависимост от Вашия статус на кандидат, участник или възпитаник в нея ние можем да обработваме следните видове лична информация, отнасяща се до Вас:

  • Идентификационни данни и данни за контакт, възраст, пол, семейно положение, потребителско име, данни за документ за самоличност (паспорт/лична карта) и снимка;
  • Информация за образование и професионална квалификация, длъжност, заплата, трудова заетост, посещавано училище, резултати, професионални препоръки, интервюта и сертификати;
  • Информация за семейния Ви статус и структура;
  • Друга лична информация, като например история на пътувания и други събития в живота Ви;
  • Информация за Вашите предпочитания, мнения, намерения и интереси.
  • Финансова информация, напр. относно Вашата банкова сметка;
  • Снимки или видеозаписи по време на Ваше участие в програма или събитие, посветено на наша програма;
  • Информация, свързана с лица, които Ви придружават по време на участието Ви в програма, включително непълнолетни;

В допълнение, ние може да обработваме данни, които обикновено се считат за чувствителни по естество и които Вие изберете доброволно да ни предоставите като част от процеса по подбор на кандидати за стипендия. Тези чувствителни лични данни могат да включват следното („Доброволно предоставени чувствителни лични данни“):

  • Информация за Вашето здраве;
  • Информация за Вашите политически възгледи;
  • Информация за Вашата сексуална ориентация;
  • Данни, разкриващи расов или етнически произход;
  • Политически, религиозни или философски убеждения;
  • Информация, свързана с присъди и нарушения или мерки, наложени от държавен орган във връзка с тях;
  • Членство в синдикални организации

Най-често срещаните сценарии на обработка на подобни специални категории лични данни са: когато трябва да определим дали отговаряте на критериите за конкретна програма или дали са налице допълнителни условия за участието Ви в такава; когато се изисква от нас да извършим проверка; когато ни е необходима информация за да Ви осигурим спонсорство за визи. В повечето случаи ние обработваме специални категории лични данни само когато е необходима за целите, изброени в секцията „Цели на обработката“ по-долу или ако Вие решите да ни ги предоставите доброволно, като например, ако се позовете на своите религиозни или политически възгледи в есе за кандидатстване.

Цели на обработката

Комисията извършва следните процеси и дейности като част от управлението на своите програми:

  • Кандидатстване/Подбор (събиране и разглеждане на кандидатури с цел избор на потенциални участници в програмата и/или уведомяване за това, че са избрани участници в програма).
  • Създаване/Управление на регистри (Създаване и поддържане на регистри в нашите системи, електронни или по друг начин, с цел осъществяване на управлението на програмата).
  • Финансова проверка (Проверка на наличността на средства или приходи за покриване на свързаните с програмата разходи, финансови нужди или други финансови изисквания на програмата).
  • Преглед на медицинска информация (с цел определяне на допустимостта за виза, идентифициране на проблеми, които биха попречили на дадено лице да участва в програма или дейност или биха изисквали осигуряване на допълнителни помещения за настаняване).
  • Договори с избраните участници (Изготвяне, изпращане, получаване на договори с участниците в програмата).
  • Застраховка/ Управление на здравни застраховки (Записване на участник в план за здравни обезщетения, за да се осигури покритие в случай на медицински проблеми или спешни случаи).
  • Управление на събития (планиране и/или изпълнение на събития, включително регистрация, планиране на участници или всякакви други дейности, свързани със събитието, включително с цел обогатяване на програмата или с оглед на поети ангажименти от Комисията към трети страни).
  • Отчитане на програмата (Изготвяне и споделяне на отчети за напредъка, дейностите и друга информация, свързана с програмата).
  • Промотиране и популяризиране на програмата и на дейността на Комисията;
  • Управление на напредъка на участниците (събиране и анализиране на всякаква академична, трудова или друга информация, за да се гарантира, че участникът отговаря на изискванията на програмата или е на път за успешно завършване на стипендията).
  • Финансово управление (Обработка на транзакции към или от участници, доставчици или други получатели, използвайки банков превод или други методи).
  • Управление на извънредни ситуации (подпомагане, комуникиране и справяне с извънредни ситуации по време на участие в програмата).
  • Оценка на програмата (Отчитане, експортиране или компилиране на данни с цел анализ и/или оценка на състоянието на програмата/участниците, въздействията или всеки друг легитимен интерес).
  • Управление на общност от възпитаници (Управление на данни за участниците, чиито програми са приключили, включително изготвяне на статистически отчети, кореспонденция и организиране на събития за възпитаници).
  • Техническо и административно управление (Осигуряване на сигурността на ИТ системата и управление на тази система, вкл. за аналитични и статистически цели).

Правни основания за обработване на лични данни

Ние ще обработваме Вашите данни само ако имаме поне едно валидно правно основание, изброено по-долу:

  • За да сключим и изпълним договор с Вас при отпускане на стипендия;
  • При необходимост от спазване на законово задължение, което се прилага към Комисията, напр. изпълнение на счетоводни и данъчни задължения;
  • Когато ни дадете съгласие, напр. да публикуваме снимки и видеозаписи, съдържащи Ваши лични данни на нашия уебсайт и/или профилите ни в социалните мрежи (Facebook и др.), за да популяризираме събития, в които сте участвали;
  • Когато това е необходимо за целите на легитимните ни интереси или легитимните интереси на други, при условие че тези интереси, както са изброени по-долу, които надделяват над интересите или основните права или свободи на лицата, чиито лични данни обработваме:
    • при извършване на изброените по-горе дейности;
    • при разследване на жалби, получени от Вас или от други лица, относно нас или нашите доставчици на услуги; или
    • във връзка с правни искове, доказване на съответствие, регулаторни изисквания или за целите на разследването, ако е необходимо (включително разкриване на такава информация във връзка със съдебен процес или съдебен спор).

Разкриване на лични данни

Може да изпратим Вашите данни на или да ги получим от трети страни, за да извършим дейностите и процесите, изброени по-горе. Тези трети страни могат да включват:

  • Спонсори на програми и стипендии, включително Държавен департамент на САЩ, Бюрото по въпросите на образованието и културата („ECA“),
  • Институтът за международно образование (“IIE”) – агенцията, ангажирана от ECA за администриране на програмите на Фулбрайт,
  • World Learning – агенцията, ангажирана от ECA да администрира специализираната програма на Фулбрайт,
  • Съвет за чуждестранни стипендии на Фулбрайт (FFSB),
  • Доставчици на услуги като съхранение на данни в „облак“, имейл, CRM, платформа за анкети, имейл маркетинг и платформа за бюлетин, външни счетоводни услуги, пощенски услуги, услуги за архивиране на документи,
  • Посолството и консулството на САЩ в България,
  • Българското посолство и консулство в САЩ,
  • Програмни спонсори,
  • Вашата институция – домакин,
  • Асоциации на възпитаници,
  • Допълнителни трети страни, които могат да включват правни съветници, съдилища, трибунали, регулатори, държавни органи и служители на правоприлагащите органи, ако се изисква от закона или е необходимо за целите на легитимните интереси на Комисията в съответствие с приложимите закони/регламенти,
  • Основна информация за предоставената Ви безвъзмездна финансова помощ (като Вашето име, изпращащата и приемащата институция, заглавие на проекта, име на стипендията) може да бъде споделена с български и американски образователни институции.

Освен това Вашите данни могат да бъдат предадени на организации, които ги обработват по наше възлагане, но само за целта и обхвата, необходими за изпълнението на гореспоменатите дейности, включително организации, предоставящи ни ИТ услуги. Такива организации обработват данните въз основа на сключени с нас споразумения и само в съответствие с нашите инструкции.

Съхранение  на лични данни

Комисията ще съхранява Вашите лични данни толкова дълго, колкото е необходимо за изпълнение на целите, за които са събрани данните, в зависимост от правното основание, на което тези данни са обработвани и/или в зависимост от това дали допълнителни правни/регулаторни изисквания налагат съхранението им .

Ние можем да съхраняваме Ваши данни лични данни за периода, през който може да бъде предявен иск във връзка с нашите професионални отношения с Вас.

Личните данни от кандидатурата Ви ще се съхраняват в платформата за кандидатстване и от Комисията в продължение на две години – за неодобрените кандидати и пет години – за одобрените кандидати за стипендиите Фулбрайт.

Когато обработваме лични данни въз основа на Ваше съгласие, ние обработваме данните, докато не оттеглите съгласието си и за кратък период след това (за да ни позволите да изпълним Вашите искания). Ние също така съхраняваме запис на обстоятелството, че сте ни помолили да не обработваме Вашите данни за неопределено време, за да можем да уважим Вашето искане в бъдеще.

Вашите права съгласно ОРЗД

Вие имате следните права на субект на данни  съгласно ОРЗД:

  • право на достъп до Вашите лични данни;
  • право да поискате да бъдат коригирани личните Ви данни, ако са неточни или непълни;
  • право да поискате личните Ви данни да бъдат изтрити или премахнати, ако няма причина за тяхното продължаващо съхранение и обработка;
  • правото да възразите срещу обработването на личните Ви данни или да поискате ограничаване на обработването на личните Ви данни при определени обстоятелства;
  • правото да поискате да прехвърлим Ваши лични данни на трета страна; и
  • когато сте дали съгласието си за обработване на Вашите лични данни за конкретна цел, имате право да оттеглите съгласието си. Моля, имайте предвид, че оттеглянето на Вашето съгласие няма да засегне законосъобразността на обработката въз основа на Вашето съгласие преди неговото оттегляне.

Тези права могат да бъдат ограничени, например ако изпълнението на Вашето искане ще доведе до разкриване на лични данни, отнасящи се до друго лице или ако поискате от нас да изтрием информация, която по закон сме длъжни да съхраняваме или имаме надделяващ легитимен интерес да съхраняваме.

За да упражните някое от някое права, можете да се свържете с нас, като използвате данните за контакт, посочени по-долу.

Ако имате неразрешен проблем  с начина, по който обработваме личните Ви данни, имате право да подадете жалба до Българския надзорен орган по защита на данните:

Комисия за защита на личните данни
бул. Проф. Цветан Лазаров 2, София 1592г
Тел: +359 (0)2 91-53-518
Имейл: kzld@cpdp.bg
Уебсайт: www.cpdp.bg

Директен маркетинг и автоматизирано вземане на решения

Фулбрайт може от време на време да се свързва с вас по имейл с актуална информация за своята дейност, да Ви изпраща бюлетин и да Ви предлага възможности за възпитаници. Фулбрайт няма да споделя Вашата информация за контакт с трети страни. Ако не желаете  да получавате имейл комуникация от Fulbright, моля, уведомете ни, като ни изпратите имейл на fulbright@fulbright.bg. Можете също да откажете да получавате комуникация от нас, като кликнете върху линка за отписване в имейлите, които Фулбрайт Ви изпраща.

Моля, имайте предвид, че Фулбрайт не извършва автоматизирано вземане на решения в контекста на Вашето кандидатстване и по-нататъшно участие в нашите програми.

Промени по декларацията

Запазваме си правото да променяме тази декларация и всякакви други приложими политики или процедури по всяко време, без да Ви уведомяваме. Всички промени, които можем да направим в тази декларация в бъдеще, ще бъдат публикувани на уебсайта на Комисията (fulbright.bg) и Ви препоръчваме редовно да проверявате и преглеждате Декларацията, за да сте сигурни, че сте информирани как ние обработваме Вашите лични данни. Всички промени, които можем да направим в тази декларация, ще влязат в сила от датата, на която тези промени са публикувани на уебсайта. Ако счетем за необходимо и подходящо, ще Ви уведомим за извършените промени по имейл.

Контакт с нас

Ако имате въпроси, искания за упражняване на права или нужда от допълнителна информация относно тази декларация и начина, по който обработваме личните Ви данни, моля, свържете се с нас на следните координати за контакт:

Анджела Родел, изпълнителен директор

БЪЛГАРО-АМЕРИКАНСКА КОМИСИЯ ЗА ОБРАЗОВАТЕЛЕН ОБМЕН

бул. Витоша 12, ет. 5, 1000 София, България

privacy@fulbright.bg

+359 2 981 8567